Jika Anda harus memberikan skor antara 1-10, berapa skor efisiensi sistem penyimpanan dokumen yang diterapkan di perusahaan Anda saat ini? Kalau skornya ada di bawah angka 6, kemungkinan besar bahwa sistem penyimpanan dokumen di perusahaan Anda saat ini perlu perbaikan. Untungnya, Anda bisa gunakan jasa penyimpanan dokumen arsip sebagai alternatif penyimpanan dokumen on-site di kantor.

Penyimpanan dokumen sendiri adalah bagian dari manajemen file yang berperan penting bagi perusahaan. Semakin banyak dokumen yang Anda punya, semakin besar dan kompleks sistem manajemen file yang Anda butuhkan. Karena jika ditelantarkan begitu saja, dokumen-dokumen tersebut tak hanya berisiko rusak atau hilang saja, tapi juga dicuri oknum tak bertanggung jawab.

jasa penyimpanan dokumen arsip
jasa penyimpanan dokumen arsip

Dalam melakukan penyimpanan dokumen, ada beberapa hal yang bisa Anda mulai lakukan untuk meningkatkan kualitas implementasinya. Berikut daftar dan penjelasannya.

1. Bangun sistem yang aman.

Keamanan dokumen adalah hal penting yang bisa menjaga fokus Anda selama menjalankan usaha. Oleh karena itu, hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen penting perusahaan adalah dengan membangun sistem penyimpanan dan manajemen dokumen yang aman. Mulai dari penetapan ruangan terpisah dengan akses terbatas untuk penyimpanan dokumen hingga pemasangan kamera CCTV dan pengunci pintu yang canggih, pastikan bahwa dokumen Anda tersimpan dengan aman.

2. Pastikan kapasitas penyimpanannya cukup.

Tentu saja Anda perlu memastikan bahwa kapasitas ruangan untuk penyimpanan dokumen cukup. Anda bisa tentukan kapasitasnya dengan mengevaluasi kebutuhan berdasarkan volume dokumen yang Anda terima dan harus simpan setiap hari, minggu, bulan, dan seterusnya.

3. Segera hancurkan dokumen yang sudah usang dan tak lagi dibutuhkan.

Ketika jumlah dokumen terus bertambah, tapi dokumen lama tidak pernah Anda buang, tentu ruang penyimpanannya akan terus terisi sampai penuh, kan? Oleh karena itu, Anda perlu singkirkan secara rutin dokumen-dokumen yang sudah tak lagi dibutuhkan dengan cara menghancurkan dokumen tersebut. Jangan sembarangan membuang dokumen perusahaan, apalagi yang berisi informasi sensitif. Untungnya, saat ini sudah ada pula jasa penghancuran dokumen fisik maupun digital yang bisa membantu Anda.

4. Batasi akses dokumen dengan memberikan otorisasi secara terbatas.

Sebagai bagian dari sistem penyimpanan dan manajemen dokumen yang aman, Anda juga perlu membatasi siapa saja yang diizinkan untuk mengakses dokumen. Jangan sembarangan memberikan akses kepada semua orang di dalam perusahaan, yang justru memperlebar celah risiko keamanan dokumen.

Apabila ternyata kebutuhan penyimpanan dokumen on-site sudah melebihi kapasitas perusahaan Anda, masih ada solusi jasa penyimpanan dokumen arsip yang pas untuk dicoba. Dengan menggunakan jasa penyimpanan dokumen, Anda bisa percayakan seluruh aktivitasnya kepada tim yang berpengalaman dan terpercaya, mulai dari pengondisian ruang penyimpanan, sistem keamanan yang fungsional, hingga kemudahan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan oleh staf yang punya otoritas nantinya.

Sumber:

https://thedocumentwarehouse.com/dos-and-donts-of-document-storage/

By Dias

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *